Čiarový kód ako lacný, spoľahlivý a presný nosič informácie pre automatickú identifikáciu predmetov i objektov prenikol do viacerých oblastí ľudskej činnosti. Jednou z týchto oblastí je evidencia a inventarizácia hmotného majetku. Spoločnosť Next Form Vám ponúka systém pre evidenciu a inventarizáciu hmotného majetku s využitím čiarového kódu, čítačky a tabletu, ktorý je vhodný ako pre malé, tak aj pre väčšie organizácie. Systém môže fungovať jednak ako nadstavba už využívaného informačného systému, jednak môže slúžiť priamo ako jediná „kmeňová“ evidencia.
Ako systém evidencie majetku funguje
Každý objekt majetku bude označený samolepiacou etiketou s čiarovým kódom. Etiketa je z plastového materiálu, čím je zabezpečená jej odolnosť voči vode, chemikáliám a oteru.
Jadrom systému je aplikačný program prevádzkovaný na PC a tablete, ktorý umožňuje prácu s evidenčnými kartami majetku. Karta majetku štandardne obsahuje základné údaje o majetku, ako je jeho inventárne číslo, názov, nákupnú cenu, dátum zaradenia, výrobné číslo, druh, majetkový účet, fotka atď.
Pre samotnú inventarizáciu majetku sa použije tablet prípadne notebook, snímač čiarového kódu a natlačené čiarové kódy. Pred inventarizáciou sa do tabletu alebo notebooku stiahne evidovaný stav majetku z Vášho informačného systému. Pri prvotnej inventarizácii nasnímame čiarové kódy a oblepíme jednotlivý majetok v miestnostiach. Po zaevidovaní čiarových kódov budúca inventarizácia bude prebiehať iba s tabletom a čítačkou čiarových kódov.
Zariadenie ihneď po nasnímaní identifikuje majetok a vyhodnotí, či sa nezmenilo jeho umiestnenie oproti evidencii. V prípade, že došlo k zmene majetku, obsluha túto skutočnosť zaznačí priamo v aplikácii na tablete alebo notebooku počas inventarizácie. Všetky zmeny a výsledky sú zapísané do zariadenia, pričom sa automaticky zapíše dátum a čas inventarizácie a meno pracovníka, ktorý inventarizáciu vykonal.
Po ukončení inventarizácie sa dáta prenášajú späť do PC, kde sú v prehľadnej forme zobrazené a pripravené na export do informačného systému.
Prínosy zavedenia systému evidencie majetku:
• ľahká a intuitívna obsluha softvéru a tabletu
• úplná prehľadnosť evidencie majetku
• výrazné zrýchlenie inventarizácie
• podstatné zníženie chýb spôsobených ľudským faktorom
• rýchla návratnosť investícií do systému evidencie a inventarizácie majetku
• výrazné zníženie nákladov na vykonávanie inventarizácie
Implementáciu systému pre evidenciu a inventarizáciu majetku môžeme rozdeliť do niekoľkých celkov. Každá jedna časť je veľmi dôležitá pre správne fungovanie celého systému.